一時預かりの保育園でWeb予約システムを開発しました。（２００７年～稼働中）
「FAX送信の手間」「割り当て調整」「書類作成」「キャンセル待ち」などの省力化が行えました。
「どうすればいいかわからないけどなんとかしたい」
そんな声にこたえるのがシステム屋だと思います
～使用IT技術～
・Webリアルタイム予約システム(php/perl/MySQL)
・メール一斉配信（メールサーバ）
・顧客管理データベース(MySQL/Webセキュリティ)
＝導入以前の月次処理＝
１．保育園：来月の人員配置より月間予定表（日程升と受け入れ人数上限）を作成します。
２．保育園：月間予定表（兼 参加希望用紙）を保護者にFAXします。
３．保護者：予定表より参加希望の枡にチェックを入れてFAX返信します。
４．保育園：〆日に参加希望者の調整を行います。
受け入れ人数を超えた升はキャンセル待ちとします。
５．保育園：保護者個別に受諾日程表を作成しFAX送信します。
キャンセル処理：当日までにキャンセルが発生した場合、キャンセル待ち保護者に連絡します。
保護者側でもメールが使える携帯電話が普及している事を踏まえて、
この手順を省力化できないか？との相談を受けました。
加えて保育園の先生や保護者のITスキルがかなり低いことを考慮するようにとの指示もお受けしました。
＝Webシステム化＝
１．保育園：月間予定表をWEB上で登録します。
２．保育園：月間予定表の公開を保護者にメールで一斉送信します。
３．保護者：携帯電話のWeb画面より保護者別の管理画面にログインします。
参加希望の枡にチェックを入れます。
４．保育園：〆日に受付終了処理を行います。
受け入れ人数を超えた升についてはキャンセル待ちの児童を設定します。
５．保育園：保護者に受諾日程の公開をメールで一斉送信します。
保護者別の管理画面から受付日程の確認が行えます。
・キャンセル処理
保護者：キャンセルの場合は保護者管理画面からキャンセル処理を行います。
システム：保育園メールアドレス宛にキャンセル発生のメールを送信します。
保育園：キャンセルが発生した升に、キャンセル待ちの児童がの場合は保護者管理画面からキャンセル処理を行います。
保護者別に受諾日程を作成するなどの手間が省け、保護者サイドもいつでもWeb画面で予約登録・確認やキャンセルが行えると大変好評で、現在でも使われているようです。
＝難所＝
・当時の携帯電話
当時は今で言う「ガラケー」主体でしたので、その画面サイズや仕様で月間スケジュールの表示や予約が行えるUIの作成。
・メール一斉配信
メール一斉配信において携帯キャリアのメールサーバ側によるスパムメール対策の回避や、保護者側携帯のメール受信設定が、キャリアメール以外のドメイン拒否になっている場合が多く、その解除方法のマニュアル作成を行いました。
・保育園サイドの管理画面UI
保育園の先生が処理を行うため、PCの管理画面の操作が簡単になるように気を使いました。
キャンセル待ち児童の入れ替えなどは視覚的にわかりやすいドラッグ＆ドロップで操作できるようにする、なるべく単機能の画面にする、いわゆるすべての操作が行える管理画面と、先生が月次処理で行う作業のみを配置した先生用の別管理画面を作成、マニュアルとは別に手順書を作成しました。